Wir können nicht steuern, was wir ausgeben — und warum

In deutschen Mittelstandsunternehmen entstehen IT-Kosten typischerweise in drei parallel laufenden, schlecht integrierten Welten: der zentralen IT-Organisation mit ihrem formalen Budget, den Fachbereichen mit eigenständig beschafften Cloud-Abonnements und SaaS-Lizenzen sowie dem IT-nahen Betrieb, der historisch gewachsene Wartungsverträge und Infrastrukturkosten trägt. Was diese drei Welten gemeinsam kosten, weiß in den wenigsten Unternehmen jemand genau.

Das macht Kostentransparenz zur Voraussetzung für alles, was folgt — nicht als Selbstzweck, sondern weil ohne ein belastbares Kostenbild keine ernsthafte Priorisierungsentscheidung möglich ist. Wenn IT-Leiter Investitionsanträge beim Vorstand stellen oder Einsparungen begründen, müssen sie erklären können, was die bestehende IT tatsächlich kostet, was sie leistet und wo Mittel sinnvoller eingesetzt wären.

Ohne diese Grundlage ist jede Priorisierung eine politische Entscheidung, keine sachliche — und das spüren Vorstände und CFOs. Laut einer aktuellen DACH-Benchmark-Analyse lassen sich durch strukturiertes Software Asset Management und Lizenzoptimierung allein Einsparungen von 20 bis 40 Prozent im Softwarebereich erzielen — Potenziale, die ohne Kostentransparenz systematisch unsichtbar bleiben.

Die Budgetsituation verstärkt den Druck: IT-Verantwortliche erwarten für 2026 lediglich ein Budgetwachstum von 0,12 Prozent — der niedrigste Wert seit Beginn der Erhebung. Drei Viertel haben bereits Kostensenkungsprogramme implementiert. In dieser Lage müssen IT-Leiter Sparentscheidungen treffen und gleichzeitig Investitionen für KI, Security und Transformation begründen — ohne eine belastbare Kostenbasis.